Задача першої зустрічі — знайомство команди та презентація проекту. Керівник розповідає про проект і описує роль кожного співробітника в ньому. Це допомагає йому на власні очі бачити команду та робити висновки про те, хто як сприймає інформацію. Перша зустріч — це не тільки початок проекту, але й початок команди: люди пізнають один одного та помічають, який стиль спілкування обирають колеги.

Домовтесь на першій зустрічі, які канали комунікації ви будете використовувати та в яких ситуаціях. Колись ми склали пам’ятку й тепер використовуємо її як шаблон в роботі з віддаленими командами. Кожна команда перед початком проекту адаптує цю таблицю під себе.

Але й в процесі роботи можливі зміни: наприклад, коли в ході проекту команді потрібно скоротити час реагування на повідомлення в месенджері з 10 до 5 хвилин.

Наприклад, співробітник під час скайп-дзвінка поставив питання в чаті — отримав відповідь. Почалась переписка. Вчасно кажіть «стоп», якщо ви домовились, що важливою інформацією обмінюєтесь тільки в месенджері. Інакше дані можуть загубитись в чатах і вікнах. Їх простіше знайти, якщо точно знати, де шукати.

Тут також допоможе табличка. Учасники команди мають знати, коли працює кожен співробітник і коли до нього можна звернутися. Це допомагає планувати спільні зустрічі та обговорення, розуміти, коли до колег можна звернутися з робочою задачею.

Очевидно, що має бути спільна кімната для всієї команди. Там відбувається основне обговорення, вирішуються оперативні робочі питання. Спільний чат — це платформа, де кожен може задати питання й написати відповідь. Але у керівника має бути своя платформа, де він буде повідомляти про рішення і оголошення. І для цього зручніше завести окремий чат. Наприклад, в «односторонньому» чаті керівник пише: «У суботу зустрічаємося в офісі об 11.00». Окремий чат буде гарантією того, що співробітники не пропустять оголошення керівника серед гігабайтів не робочих обговорень.

Програми управління задачами допомагають будь-якому учаснику команди швидко зорієнтуватися, які задачі й коли він отримає, які — гальмують роботу і хто за них відповідає. Керівнику такі програми допомагають слідкувати за статусом робіт. Після кожного командного обговорення переносити в програму всі задачі з протоколу по завершенню зустрічі, назначаючи відповідальних і терміни.

Ще до початку проекту протестуйте декілька таких програм, щоб обрати найзручнішу для своєї команди — Jira, Basecamp, Wrike, Asana, Trello та інші. Наприклад, мені подобається Notion — це не просто трекер задач, вона побудована за принципом віки-системи: являє собою базу знань. Тобто не просто фіксує задачі, але зберігає в одному місці весь контент по продуктам. Найбільш відома програма з категорії віки-систем і одна з найдорожчих — Confluence від розробників Jira.

Задача керівника віддаленої команди — слідкувати, щоб всі домовленості по каналам і засобам комунікації дотримувались. Але якщо в процесі роботи з’ясується, що якесь правило не працює або працює погано, не бійтесь його змінювати. Головне — узгодити зміни зі всіма колегами. І, звичайно, зафіксувати.